Tugas Aplikom

Jenis- Jenis Aplikasi

Otomatisasi Kantor

Anugerah bhayati

Penggunaan komputer sudah sangat memudahkan bagi pekerjaan perkantoran,dengan menggunakan teknologi komputernisasi dalam perkantoran dalam hal ini akan menyebabkan pekerjaan kantor menjadi lebih mekanis dan menjadi lebih terstruktur.

Menggunakan komputer dalam pekerjaan kantor tidak lepas dari menggunakan aplikasi yang terdapat

dalam komputer tersebut. Berikut ini aplikasi- aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat di gunakan.

1.       Aplikasi Pengolah Kata

Aplikasi pengolah kata word processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis  dapat melakukan beberapa tugas sekaligus yang di perlukan untuk membuat dokumen dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumen tersebut.

Word processing memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan  kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk di berikan kepada orang lain. Dengan kata lain word processing adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis dapat melakukan banyak tugasbanyak tugas yang

di perlukan untuk menyiapakan dokumen yang di ketik, di cetak, maupun di kirim menggunakan email.

Jenis aplikasi pengolah kata yang sering di gunakan pada keseharian pembutan dokumen kantor adalah Ms.Word. namun aplikasi ini merupakan plikasi yang berbayar. Sedangkan aplikasi pengolah angka yang di gunakan secara grafis adalah Libre.

2.       Surat Elektronik (e-mail)

Surat elektronik yang sering di kenal dengan e-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

Terdapat 2 jenis e-mail yang sering di gunakan secara umum, dan kedua jenis e-mail tersebut dapat di gunakan secara grafis, e-mail tersebut bereksensi @gmail di keluarkan oleh google, dan @ymail yang di keluarkan oleh yahoo.

Silahkan baca kekurangan dan kelebihan e-mail

3.       Voice  Mail

Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan di kirim dengan mengucapkannya dalam telephone. Telephone juga di gunakan untuk mengambil pesan yang telah di kirimkan. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telephone dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telephone untuk memanggil pesan yang telah di kirimkan kepada anda.

Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio ketika di panggil.

4.       Kalender Elektronik

Kalender elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah di tetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus antara aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai media komunikasi.

Cara kerja kalender elektronik mirip seperti organizer . manajer atau sektretaris dapat memasukkan  pertemuan- pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard.

5.       Konfrensi Audio (Audio Confrencing)

Konfrensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk komunikasi audio di antara orang- orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konfrensi. Telepon konfrensi merupakan bentuk pertama dan masih di gunakan. Konfrensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone. keuntungan konfrensi audio adalah sebagai berikut:

·          Biaya peralatan yang di perlukan untuk konfrensi audio tergolong standar

·          Orang- orang merasa nyaman berbicara di telepon

·          Konfrensi audio dapat di siapkan dalam waktu singkat

6.       Konfrensi Video

Konfrensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seiring perkembangan waktu konfrensi video dapat di lakukan oleh komputer dengan biaya yang murah. Aplikasi yang di butuhkan untuk konfrensi video menggunakan komputer dengan koneksi internet adalah skype.

7.       Faximile

Fax merupakan singkatan dari fax transmission, merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim lain dengan mudah, tanpa di batasi oleh letak goegrafis mereka.

Semua yang di fotocopy dapat di transmisikan oleh fax. Fax sangat mudah diimplementasikan dan di operasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatan fax tidak sulit.

Baca juga cara menggunakan faximile

8.       Slide Presentase

Slide presentase adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang di tampilkan dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering di gunakan untuk menampilkan slide presentase adalah Ms. Power point. Slide presentase ini sangat efektif sekali untuk menunjang pegawai dala melakukan presentase.

9.       Pencitraan (imaging)

Beberapa perusahaan memiliki volume dokumen yang sangat besar sehingga mereka harus menyimpan dalam file agar informasi dapat di panggil atau di dapatkan kembali jika di perlukan. Untuk mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka dapat di gunakan aplikasi yang dapat menyimpan dokumen fisik menjadi dokumen digital (file) dengan menggunakan scanner.

Dengan menggunakan scanner maka dokumen fisik yang dapat memakan tempat penyimpananyang cukup luas, dapat di ganti menjadi dokumen bersifat digital (file). Mesin scanner di hubungkan dengan komputer, mesin ini memindai dokumen yang di letakkan pada mesin tersebut kemudian memindai men-scan nya lau merubah kedalam bentuk digital. Jika sewaktu- waktu memerlukan dokumen tersebut, pegawai dapat mencetaknya dengan menggunakan printer.

10.   Aplikasi Pengolah Angka

Aplikasi pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering di gunakan setelah aplikasi pengolah kata pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi pengolah angka memudahkan akuntan dalam membuat perhitungan- perhitungan keuangan denga mudah, sehingga meminimalkan kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan.

Aplikasi pengolah angka yang paling banyak di gunakan adalah Ms. Excel yang merupakan saudara Ms. Word. Dan kedua aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar. Sedangkan untuk aplikasi yang gratis dapat pula menggunakan aplikasi Libre.

Home >> otomatisasi perkantoran >> Jenis- Jenis Otomatisasi Kantor